最初の仕事を選ぶ3つの基準
- 繰り返し：毎週または毎月、同じ流れで発生する
- 確認可能：出力の正しさを自分で短時間に判断できる
- やり直し可能：誤りがあっても、送信・公開前に戻せる
契約、価格決定、採用判断、医療・法務・税務の最終判断など、間違えたときの影響が大きい仕事は最初の対象にしません。
候補にしやすい7つの仕事
1. 問い合わせの整理
依頼内容・期限・不足情報を分ける。返信の確定は人が行う。
2. 文章の下書き
案内文、催促、断り文など、確認してから送れる文章を作る。
3. 打ち合わせメモの整理
決定事項、担当、期限、未決事項を抽出する。
4. 見積もり前の要件整理
作業範囲、除外事項、前提条件を並べる。価格決定は任せない。
5. 納品前チェック
ファイル、送付先、請求、次回案内の抜けを確認する。
6. 商品説明の構成
対象者、用途、内容、利用条件、注意点を順番に整える。
7. 週次レビュー
売上、案件、滞留、次の一手を同じ形式で振り返る。
優先度を5分で決める
候補ごとに、次の3項目を0〜2点で採点します。
- 頻度：月1回は0点、週1回は1点、週3回以上は2点
- 時間：15分未満は0点、15〜60分は1点、60分以上は2点
- 定型性：毎回違うなら0点、半分同じなら1点、ほぼ同じなら2点
合計が高くても、失敗時に顧客・契約・支払いへ直接影響する仕事は後回しにします。最初は「下書き」「整理」「確認表」に限定します。
AIへ渡す情報を3色に分ける
緑：入力しやすい
公開済み情報、一般的な文章、匿名化した例、架空データ。
黄：ルール確認が必要社内資料、未公開の企画、取引条件。利用規約と組織ルールを確認します。
赤：そのまま入力しない氏名、住所、連絡先、口座、認証情報、顧客の機密情報。匿名化または削除します。
30分だけ試す手順
- 毎週繰り返す仕事を1つ選ぶ
- 入力情報から固有名詞と機密情報を外す
- 目的、入力、出力形式、禁止事項、確認項目を書く
- AIの出力と自分の従来手順を比較する
- 使えた部分だけ保存し、次回1点だけ改善する
最初の指示文
あなたは業務整理の補助者です。次の作業を、目的、入力情報、作業手順、確認項目、完了条件に分けてください。書かれていない内容を推測せず、不明点は質問として列挙してください。個人情報や機密情報が含まれる場合は処理せず、削除または匿名化を促してください。
効果は時間だけで判断しない
作業時間に加えて、確認漏れ、返信の遅れ、やり直し回数も記録します。1回で結論を出さず、同じ型を3回使ってから継続・修正・停止を決めます。
返信業務から始める場合は、問い合わせ返信を15分で整える手順も合わせて使えます。